Milloin viimeksi olet pohtinut yrityksesi palkkaprosessin
tehokkuutta? Palkkojen ilmoittaminen, kuten monet muutkin säännölliset tehtävät,
suoritetaan usein samaa tuttua kaavaa noudattaen. Vaikka ajattelisimme
käyttävämme moderneja toimintamalleja, onko prosessi kuitenkaan tehokkaimmalla
tasolla? Mitä palkanlaskentaprosessissa tapahtuu ennen kuin palkat päätyvät
tilitoimiston järjestelmiin käsiteltäväksi? Tässä blogissa avaamme palkkaprosessin
vaiheita sekä niihin liittyvää tehottomuutta.
Palkanlaskenta on ulkoistettu – eikö se jo tarkoita prosessin poistamista yrityksen tehtävälistalta?
”Palkanlaskenta ulkoistettu, tilitoimisto hoitaa kaiken palkkoihin liittyvän ja me vain ilmoitamme työtunnit.” Tuttu skenaario, minkä pohjimmainen tarkoitus on erinomainen. Kun palkanlaskenta ulkoistetaan tilitoimistolle, asiakasyrityksen ei tarvitse tehdä muuta kuin toimittaa työntekijöiden tunnit sekä poissaolo- ja lomatiedot tilitoimistolle ja odotella palkan saapumista. Tilitoimiston digitaaliset palkkajärjestelmät mahdollistavat palkkojen laskemisen, maksamisen ja ilmoittamisen sujuvasti. Silti on mahdollista, että prosessi ennen palkkatietojen toimittamista tilitoimistolle voi olla hyvinkin työläs ja aikaa vievä.
Kuinka monta ylimääräistä tuntia käytät huomaamattasi palkkaprosessin läpiviemiseen?
Yrityksen sisäiseen palkkaprosessiin kuuluu tyypillisesti kolme vaihetta: palkkojen kirjaaminen, kirjausten tarkistaminen sekä kirjausten toimittaminen tilitoimistolle. Palkkaprosessin kaikkiin kolmeen vaiheeseen voi liittyä tehottomuutta. Ennen kuin sähköinen palkkatiedosto on valmis toimitettavaksi tilitoimistolle, yrityksen sisällä on huomaamatta käytetty lukuisia ylimääräisiä tunteja palkka-aineiston kokoamiseen.
Työaikatietojen kirjaamiseen voi olla monia erilaisia tapoja. On räätälöityjä exceleitä, tuntikirjausjärjestelmiä, paperisia tuntilappuja sekä muita yrityksen sisäisiä dokumentointikeinoja. Vaikka palkat päätyisivätkin lopulta yhteen sähköiseen tiedostoon tilitoimistoa varten, esihenkilö saattaa joutua keräämään tiedot lukuisista eri lähteistä.
Työaikakirjausten tarkastus on usein sisäisen palkkaprosessin hankalin ja työläin osuus. Helposti tähän vaiheeseen käytetään todella paljon toimihenkilöiden työaikaa. Työvaihetta voi kuitenkin merkittävästi helpottaa ja työtä vähentää, kun se suunnitellaan hyvin.
Vahva yhteistyö sekä omien prosessien ennakkoluuloton arviointi tehokkaan palkkaprosessin perustana
Tiiviillä ja ennakkoluulottomalla yhteistyöllä palkkaprosessi saadaan tehokkaaksi sekä asiakasyrityksen että tilitoimiston puolesta. Me Eqvitialla tahdomme haastaa positiivisella otteella myös yritysten omia palkanlaskentaan liittyviä työvaiheita. Ihannetilanteessa palkkatiedot kulkevat yrityksen ja tilitoimiston välillä yhden yhteisen järjestelmän kautta. Ne kerätään ensin kattavasti oikeanlaiseen järjestelmään, jossa aineisto myös tarkastetaan tehokkaasti. Palkanlaskijamme siirtävät tiedot suoraan palkanlaskentaohjelmaan, jolloin prosessista saadaan lähes täysin automatisoitu, eikä yrityksen toiminnan tehokkuuden takaavien avainhenkilöiden työaikaa tarvitse käyttää ylimääräiseen työhön.
Heräsikö ajatuksia palkkaprosessin tehokkuudesta ja siitä, mistä toimihenkilöiden aikaa voisi vapauttaa? Kun seuraavaksi kokoat kuukauden tuntilaput ja palkkatiedot yhteen, mieti voisitko tehdä jotain vielä helpommin säästääksesi arvokkaita työtunteja. Kerromme mielellämme lisää ajatuksiamme tehokkaasta ja loppuun asti mietitystä palkkaprosessista.
