Vaikka ostokuitit ja -laskut ovat merkittävä yksittäinen osa yrityksien kirjanpitoa, niiden suuruutta ja osuutta koko kirjanpitokokonaisuudesta ei hyvin usein tiedosteta. Suurena osuutena sen saumattomalla toiminnalla on myös suuri merkitys yrityksen omassa toiminnassa. Sen vuoksi ostokuittien ja -laskujen käsittelyssä tapahtuneet virheet voivat pahimmillaan luoda lumipalloefektin, jossa pienistä, jatkuvista virheistä syntyy kirjanpidolle suuriakin ongelmia.
Jotta tällaisilta virheiltä vältyttäisiin, on tärkeä huolehtia ostokuittien ja -laskujen käsittelyyn kuuluvat perusasiat kuntoon – esittelemme tässä artikkelissa ne kohdat, joiden täytyy vähintään olla kunnossa sujuvan ja toimivan kirjanpidon toteutumiseksi.
Varmista laskun vastaanottaja ja aiheellisuus
Ensimmäinen asia, jossa ostolaskujen kanssa voidaan mennä pieleen ovat laskun vastaanottaja ja aiheellisuus. Vaikka nämä asiat kuulostavat itsestäänselvyyksiltä, niiden epätarkka kirjaaminen laskuihin aiheuttaa usein suuria mutkia kirjanpidon matkaan. Jos esimerkiksi yrityksellä on sisar- tai tytäryrityksiä joilla on suhteellisen samanlaiset nimet, on tärkeää, että laskutuksessa muistetaan nimetä kaikki tarvittavat tiedot vastaanottajayrityksen erittelemiseksi. Usein vastaanottajan päädyssä ei välttämättä edes muisteta suoraan, mikä yrityksistä on tehnyt ostot – etenkin, jos yritykset jakavat keskenään henkilökuntaa. Kiinnittämällä huomiota kattavien ostajatietojen keräämiseen ja täydentämiseen heti tilauksen yhteydessä vältetään hämmennystä niin ostajan kuin laskuttajankin päädyssä.
Laskun aiheellisuus saadaan perinteisesti osoitettua jo myyjän laatimalla virallisella tositteella.
Tositteen tulisi täyttää arvonlisäverolain 209 e § mukaiset yleiset laskumerkinnät, joihin kuuluu mm. seuraavat tiedot:
- laskun antamispäivä
- juokseva tunniste ts. laskunumero
- myyjän arvonlisäverotunniste
- ostajan arvonlisäverotunniste käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa tai kun on kyse tavaroiden yhteisömyynnistä
- myyjän ja ostajan nimi ja osoite
- tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laajuus ja laji
- tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
- veron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa
- verokanta
- suoritettavan veron määrä
- merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus arvonlisäverolain taikka arvonlisäverodirektiivin kyseiseen säännökseen
- ostajan verovelvollisuudesta merkintä ”käännetty verovelvollisuus”
Jos kuitenkin jossain harvinaisessa tapauksessa myyjältä ei voida saada virallista todistetta ostosta, se tulee toteuttaa itse. Itsetoteutettuun tositteeseen tulee lisätä yleisten laskumerkintöjen lisäksi ”itselaskutus”-merkintä.
Huolehdi ALV-merkintöjen oikeellisuus
Hyvin usein virheet ostolaskuissa liittyvät juuri ALV-merkintöjen virheellisyyteen tai puuttumiseen. ALV-merkintöjen täyttämisessä tulee olla myös tarkkana siitä, kuuluuko kohde poikkeaviin ALV-merkintöihin, kuten rakennusala, joka kuuluu käännetyn verovelvollisuuden piiriin. Myös ulkomaan kauppa tavallisesti edellyttää mukautuksia ALV-merkintöihin. Jotkut poikkeuksellisia merkintöjä edellyttävät alat ja yritykset ovat selkeitä, mutta haasteita voi aiheuttaa esimerkiksi liikuntapalvelut – osa niistä kuuluu alennettuun 10 prosentin arvonlisäverokantaan, kun taas osa kuuluu yleisen arvonlisäveron piiriin.
Poikkeavia merkintöjä edellyttäviä aloja ja yrityksiä ovat mm:
- Rakennusalan käännetyn verovelvollisuuden piiriin kuuluvat yritykset
- Arvonlisäverosta vapautetut terveydenhuollon palvelut
- Osa liikuntapalveluista
- Ulkomaalaiset yritykset
- EU: yhteisökaupan jäsenet
Sähköinen kirjanpito vähentää merkittävästi yrityksen paperikuormaa
Suurin muutos ostolaskujen ja -kuittien käsittelyssä ei ole tapahtunut niinkään niitä koskevien säädöksien, kuin niiden käsittelymenetelmien alueella – ostolaskut ja -kuitit saadaan nykyisin hallinnoitua entistä tehokkaammin sähköisen kirjanpidon avulla. Etenkin kuittien ja laskujen löytyminen ja varastointi on helpottunut sähköisten kirjanpitojärjestelmien ansiosta. Etenkin verkkolaskutuksen yleistyessä sähköinen kirjanpito on tarjonnut paljon helpotusta yrityksien arkeen.
Tiesitkö?
Sähköisten laskujen lisääntyessä myös huijauslaskujen määrä on kokenut merkittävän kasvun. Useimmiten laskuissa on kuitenkin pieniä yksityiskohtia, joiden avulla niiden tunnistaminen on kokeneille yrittäjille helppoa. Esim. viestin kieli tai puuttuvat tiedot ovat usein suurimpia huijauslaskujen ilmiantajia, vaikka lasku näyttäisikin muuten aidolta.
Yksi esimerkki tästä on kesällä kiertänyt fi-Domain -huijauslasku, jossa yrityksiltä pyrittiin laskuttamaan useita satoja fi-verkkotunnuksen uusimisesta uhkailemalla yrityksiä olemassa olevan tunnuksen vanhenemisella. Tarkemmassa tarkastelussa laskun yksityiskohdat, kuten puolalainen PL-liite laskun tilinumerossa paljastaa sen kuitenkin huijaukseksi. Huijausviestien aikana onkin erityisen tärkeää tehdä laskun aiheellisuus selkeäksi huolellisella laskutuksella.
Tarvitsetko apua ostokuittiesi ja -laskujesi kanssa, vai kaipaatko vain helpotusta paperisiin kuittipinoihin? Ota meihin yhteyttä ja autamme sinua mielellämme – oli kyseessä sitten paperivuorien sähköistäminen tai ostolaskuissasi auttaminen.
