Tilitoimiston vaihtaminen ei koskaan ole yritykselle helppo päätös, eikä toimistoa lähdetä vaihtamaan ilman kunnon syytä. Tämän vuoksi yritykset saattavat kuitenkin jäädä miettimään liikaa sitä, onko vaihtamisen suunnittelun taustalla olevat syyt tarpeeksi merkittäviä. Usein yritykset saattavat jäädä miettimään, miten paljon tilitoimiston vaihtaminen rasittaa yritystä ja kuinka kauan aikaa vaihtamisprosessi kestää.
Liiallinen arastelu aiheen osalta saattaa kuitenkin johtaa siihen, että yritys tyytyy palveluun, joka ei enää vastaa yrityksen tarpeisiin, joka voi usein viedä enemmän yrityksen aikaa ja aiheuttaa enemmän kuluja yritykselle, kuin tilitoimiston vaihtaminen. Koostimme tähän artikkeliin vastaukset tilitoimiston vaihtamista koskeviin yleisimpiin kysymyksiin.
1. Vanhentuneet järjestelmät ja suppea palvelu ovat hyvä syy vaihtamiseen
Vanhentuneet järjestelmät ovat yksi selkeä merkki siitä, että yrityksellä olisi syytä kartoittaa muita vaihtoehtoja. Nykyaikaiset järjestelmät helpottavat yrittäjän ja kirjanpitäjän yhteistyötä sekä voivat merkittävästi tehostaa talousprosesseja yrityksen näkökulmasta. Kun talousdata on reaaliaikaisesti molempien saatavilla, poikkeamiin on mahdollista reagoida nopeasti.
”Jos palvelu ei enää vastaa yrityksen tarpeita, eikä tilitoimisto ole valmis mukautumaan ja kehittymään asiakkaan tarpeisiin, tilitoimiston vaihtaminen kannattaa.”
2. Digitalisaatio on nopeuttanut vaihtoprosessia merkittävästi
Yksi merkittävä huoli tilitoimiston vaihtamisessa on siihen kuluva aika – kuinka kauan tilitoimiston vaihtaminen kestää ja kuinka se vaikuttaa yrityksen perinteiseen toimintaan? Tilitoimiston vaihtaminen on digitalisaation ansiosta nykyisin erittäin nopea prosessi myös silloin, jos yrityksen tulee päivittää järjestelmänsä tilitoimiston vaihtamisen yhteydessä. Jos vanhalla toimistolla on myös nykyaikainen järjestelmä käytössä, vaihtaminen voi parhaimmillaan tarkoittaa vain käyttöoikeuksien siirtämistä uudelle tilitoimistolle toiminnan aloittamiseksi. Koska suuri osa järjestelmistä on nykyisin myös pilviratkaisuja, on uudenkin järjestelmänkin käyttöönotto nopeutunut merkittävästi ja tavallisesti järjestelmän vaihtaminen vie vain noin viikon.
”Hinta ratkaiseen usein vaihtopäätöksen tekemisen, mutta se ei ole kannattava tapa ajatella – esimerkiksi järjestelmän parantaminen voi vaikuttaa tilitoimiston vaihtamisen hintaan, mutta sillä on suuremmat vaikutukset uuden palvelun laatuun.”
3. Tilitoimiston vaihtaminen tuo tuoreita näkökulmia yrityksesi kehittämiseen
Uudet silmät näkevät yrityksesi taloushallinnon erillä tavalla – kun taloushallintoa on tehty jo toista vuosikymmentä samalla tavalla, voi sen hoitamisessa olla kehittämisen varaa. Usein uutta tilitoimistoa voidaankin hyödyntää taloushallinnon tehostamiseen ja tehostamisalueiden löytämiseen, luoden yritykselle merkittäviä säästöjä.
“Ota huomioon, ettei vaihtaminen vaihtamisen ilosta saa kuitenkaan olla ainoa syy muutokseen! Myös vanhat tilitoimistot, jotka panostavat oman toimintansa jatkuvaan kehittämiseen, tunnistavat kehittämis- ja tehostamisalueita sekä huomioivat ne toimintansa kehittämisessä, osaavat vastata asiakkaansa muuttuviin tarpeisiin.”
4. Asiantuntevat tilitoimistot osaavat huomioida oikeat asiat vaihtamisessa
Miten muut yrityksen käytössä olevat järjestelmät pelaavat yksiin uuden järjestelmän kanssa? Osaako uusi tilitoimisto ottaa muiden järjestelmien tuottamaa dataa huomioon? Kuinka pitkä prosessi uusiin toimintatapoihin perehdyttäminen on?
Asiantunteva tilitoimisto osaa ottaa huomioon kaikki toimintaan vaikuttavat muuttujat, kuten yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän ja luomaan muuttujia palvelevia käyttöönottosuunnitelmia ja -aikatauluja. Lisäksi kokenut tilitoimisto osaa ottaa huomioon asiakkaan toiveet myös uudessa työnjaossa.
”Asiantunteva tilitoimisto tekee tilitoimiston vaihtamisesta helpon ja selkeän prosessin yritykselle tekemällä realistisia aika-arvioita käyttöönotosta ja huomioimalla myös omassa työkuormassaan uuden asiakkuuden aloittamiseen kuluvat resurssit.”
Haluatko lisätietoja tehokkaan ja nykyaikaisen tilitoimiston edellytyksistä ja sen tarjoamista mahdollisuuksista yrityksellesi? Ota yhteyttä! Keskustelemme mielellämme yrityksenne nykytilasta ja tavoista tehostaa taloushallintoanne.
