Lähtötilanne: Raportointi ei auta johtamisessa
Johto on tyytymätön raportoinnin nykytilaan. Se vielä liikaa aikaa, ja on siten kallis. Sen johtamiselle tarjoama tuki on silti riittämätön. Raportoinnin kehittäminen paremmaksi on vaikea käynnistää, mm. siitä syystä, että kehittäminen vaatii lisäresursseja ja toisaalta myös näkemystä siitä, miten asia pitäisi järjestää jatkossa.
Eqvitia mukaan kehittämään raportointi kuntoon
Voisimme tehdä aluksi nopean selvityksen siitä, mitä raportoinnilta jatkossa halutaan. Näin saadaan koko johtoryhmälle sama näkemys ja kehittämiselle selkeä tavoite. Selvityksessä annamme jo oman ehdotuksemme raportoinnin sisällöstä ja raportointivälineistä.
Yhdessä johtoryhmän kanssa päätetään toteutustavasta ja projekti käynnistetään.
Eqvitian kokenut raportoinnin kehittäjä voisi esimerkiksi toimia koko hankkeen projektipäällikkönä. Hän kantaisi vastuun projektin etenemisestä, mutta ottaisi myös ison roolin vastaantulevien haasteiden ratkomisesta. Meillä on valmiita toimintamalleja taskuissa.
Olemme suunnitelleet ja toteuttaneet lukuisia raportointijärjestelmiä, joten uskallamme väittää olevamme raportoinnin ammattilaisia. Tunnemme modernit ja parhaat raportointivälineet.
Raportoinnin kehittämisessä tärkeintä on se, että aletaan mittaamaan ja seuraamaan oikeita asioita. Pitää tietää, mitä asioita mittaamaalla saavutetaan haluttuja muutoksia. Ja mistä asioista on tärkeää olla riittävällä tasolla perillä. Uskomme vahvasti tuttuun sanontaan, jonka mukaan ”sitä saa mitä mittaa”. Tämä korostaa sen tärkeyttä, että katse on oikeassa pallossa.
Kehittämisen perinteinen este ja myytti
”Ei tätä voi alkaa raportoimaan, kun ei tätä saa järjestelmästä” – näin usein kuulee sanottavan. Idea jonkun asian seurannasta hautautuu järjestelmän puutteisiin.
Toinen varsin yleinen raportoinnin kehittämisen este muodostuu siitä, että koetaan, että ensin pitää ostaa uusi järjestelmä, viedä data sinne, opettaa ihmiset käyttämään sitä ja vasta kuukausien päästä aletaan saamaan lukuja ulos.
Pystymme kumoamaan molemmat myytit ja olemme niin useasti tehneetkin. Raportoinnin kehittämisessä on joskus jopa etua lähteä liikkeelle manuaalisemmalla välineellä, esimerkiksi Excelin kautta PowerPointiksi. Näin tehtynä raportointi voidaan aloittaa heti, ja siirtää katse saman tien raportin sisältöön.
Samalla varmistetaan, että tuli valittua oikea ja relevantti seurantatapa ja kohde. Tai jos ei tullut, on sitä helppo muuttaa. Hetken päästä, kun raportin sisältö ja muoto vakiintuvat, on järkevää muuttaa manuaalinen raportointi moderniksi automaattisesti päivittyväksi mittaristoksi.
Päättäväisyydellä maaliin
Kehitysprojekteissa jos missä tarvitaan päättäväisyyttä. Uskomme vahvasti myös toiseen hienoon lauseeseen, Henry Fordin sanoin, ”Tiedät olevasi oikeassa, päätit sitten onnistua tai et”.
