Kuinka toimitusjohtaja voi varaston kiertoa nopeuttamalla varmistaa, että kassavirta riittää palkkojen maksuun?
Tulos on hyvä, tilauksia riittää ja tuotanto pyörii. Mutta yrityksen kassa näyttää tyhjältä.
Tämä on valmistavan teollisuuden toimitusjohtajan yleinen ongelma. Se ei johdu huonosta liiketoiminnasta vaan siitä, että raha on kiinni väärässä paikassa: varastossa.
Hyvä uutinen on, että tähän voi vaikuttaa. Pitää vain tietää, mistä suunnasta ongelmaa kannattaa lähestyä.
Varasto on rahaa, joka ei liiku
Jokainen euro varastossa on euro, joka ei ole kassassa. Raaka-aineet on ostettu ja maksettu. Puolivalmisteet odottavat jatkojalostusta ja valmiit tuotteet odottavat toimitusta. Kaikki tämä on sitoutunutta pääomaa.
Samaan aikaan palkat, vuokrat ja toimittajien laskut pitää maksaa. Raha lähtee, mutta se ei palaa ennen kuin asiakas maksaa laskun.
Mitä enemmän varastoa on suhteessa myyntiin, sitä enemmän rahaa tarvitaan juokseviin kuluihin. Ja mitä enemmän rahaa tarvitaan, sitä useammin toimitusjohtaja soittaa pankkiin tai sijoittajille.
Mistä tietää, sitoutuuko varastoon liikaa pääomaa?
Yksinkertaisin tapa on laskea varaston kiertoaika päivinä. Se kertoo, kuinka monta päivää varasto seisoo ennen kuin se muuttuu myynniksi.
Kaava on helppo:
- Varaston kiertoaika (päivinä)
- Kiertoaika = (Varasto (sisältäen ennakkomaksut)) / Myytyjen tuotteiden kustannukset) × 365
- Huom! Varasto: taseen arvo. Myytyjen tuotteiden kustannukset: vuotuiset materiaalikustannukset.
Oletetaan, että varaston arvo on 1 200 000 euroa ja myytyjen tuotteiden kustannukset ovat 6 000 000 euroa vuodessa.
Kiertoaika on silloin (1 200 000 / 6 000 000) × 365 = 73 päivää.
Se tarkoittaa, että varasto seisoo keskimäärin yli kaksi kuukautta ennen kuin se tuottaa kassaan rahaa.
Mikä on hyvä kiertoaika?
Sopiva kiertoaika riippuu toimialasta sekä myytävistä tuotteista. Mutta valmistavan teollisuuden pk-yrityksissä nämä luvut antavat suunnan:
- Varaston kiertoajan viitearvot
- Alle 45 päivää: Erinomainen. Varasto kiertää nopeasti.
- 45–75 päivää: Hyvä/tyydyttävä. Useimmille yrityksille normaali taso.
- 75–120 päivää: Hälyttävä taso. Pääomaa on sitoutunut liikaa. Syy kannattaa selvittää.
- Yli 120 päivää: Ongelma. Varasto kasvaa tai kierto on pysähtynyt. Toimenpiteitä tarvitaan.
Jos kiertoaika kasvaa kuukaudesta toiseen, se on selkeä varoitusmerkki. Varasto paisuu, mutta myynti ei kasva samaa tahtia. Juurisyynä voi olla myös tilauskannan kasvun hidastuminen tai liian suuret kertahankinnat.
Jotta johto osaa reagoida tilanteeseen riittävän nopeasti, kiertoajan pitäisi olla johdon kuukausiraportissa. Ei vain kirjanpitäjän taulukossa.
Pieni muutos vapauttaa ison summan
Kiertoajan parantaminen ei vaadi kalliita investointeja. Se vaatii parempaa tietoa ja selkeämpiä päätöksiä.
Oletetaan, että kiertoaika lyhenee 73 päivästä 52 päivään. Se tarkoittaa, että varaston arvo laskee 1 200 000 eurosta noin 854 000 euroon. Kassaan vapautuu noin 346 000 euroa ilman lainarahoitusta. 346 000 euroa on jo reilu puskuri juoksevia kuluja varten.
Kiertoaikaan vaikuttaa kolme asiaa: mitä ostetaan ja kuinka paljon kerralla, kuinka nopeasti tilaus etenee toimitukseen, ja pidetäänkö hyllyssä tuotteita, jotka eivät enää liiku. Näihin kaikkiin voi vaikuttaa. Mutta ensin pitää tietää, mikä luku on tällä hetkellä.
Kolme parasta tapaa vaikuttaa varaston kiertonopeuteen
Eqvitian kehitysjohtajalta Heikki Pänkäläiseltä löytyy pitkä kokemus varaston optimoinnista. Tässä Heikin kolme vinkkiä varaston kiertonopeuden parantamiseksi:
1. Innosta ihmiset mukaan kierron parantamiseen
Yleinen vasta-argumentti varaston arvon alentamiselle on, että jos varastoa ei ole, niin asiakasta ei voida pitää tyytyväisenä. Yleensä ongelma ei kuitenkaan ole ns. aktiivisessa varastossa vaan aivan muissa asioissa kuten tuotannon ohjaamistavassa, nimiketiedoissa tai myynnin ennustamisessa. Kierron merkityksen ymmärtämistä voi yrittää konkretisoida esim. ajatusleikillä, että mitä vaikutuksia olisi, jos varastosta vapautuva miljoona investoitaisiin tuotantoon, vaikkapa uusiin koneisiin?
Varasto voidaan kokea myös turvana. Ostaja ja tuotantojohtaja joutuu tilille huonosta toimitusvarmuudesta, joten vastaanotto puskurien pienentämiselle voi olla torjuva. Usein ns. aktiivisen varaston puskureita voidaan kuitenkin jopa kasvattaa, kun puututaan todelliseen ongelmaan eli nimikkeisiin, jotka kiertävät hyvin hitaasti. Kierron parantaminen ei yleensä ole helppoa ja riski toimitusvarmuudelle ja toimitusajoille on aina huomioitava.
2. Ostaminen ja tuotannon ohjaus kuntoon
Tehdäänkö ostotilauksia vain toiminnanohjausjärjestelmän tarvelaskennan ostoehdotusten perusteella vai myös ostajan harkinnan tai myynnin arvion perusteella? Peruuntuneet projektit, käyttämättä jääneet materiaalit ja vanhojen, aktiivisesta myynnistä poistuneiden tuotteiden komponentit ovat usein merkittävä kuolleen varaston lähde.
Toimittajien hallinta on olennainen osa varaston hallintaa. Seuraatko toimittajien toimitusvarmuutta? Säännöllisesti esim. 0–2 viikkoa myöhässä toimittaville toimittajille voi olla välttämätöntä määrittää toimitusaika tuotannon tarvetta aiemmaksi, kunnes tilanne saadaan korjattua. Tarpeettomasti ei pidä kuitenkaan pyytää materiaaleja tuotannon tarvetta aiemmaksi. Arvoltaan vähäisiin komponentteihin kannattaa jättää puskuria, jotta ne ovat varmasti tuotannon käytettävissä. Mieti myös, että voidaanko toimitusketjun toimitusaikaa lyhentää ja siten vähentää varastointitarvetta? Tai voisiko luottotoimittaja pitää osan varastosta itsellään?
Kulkeeko ajantasainen tieto komponenttien toimitusajoista myyntiin, kun tuotteille luvataan toimitusaikoja? Jos asiakkaalle luvataan epärealistinen toimitusaika, niin yleensä tämä johtaa siihen, että yksi komponentti myöhästyy mutta suurin osa seisoo jo varastossa. Oman tuotannon läpimenoaika vaikuttaa myös oleellisesti siihen, kuinka pitkään raha on sitoutuneena varaston arvoon.
3. Perkaa nimiketiedot ja luo välineet nimikekohtaisen kierron seurantaan
Nimikkeitä on yleensä valtavasti ja niiden hallinta on vaikeaa, jos tieto on hajallaan järjestelmissä. Nimikkeiden luokittelu esim. arvon tai toimitusajan mukaan voi auttaa nimikkeiden ohjaustietojen parantamisessa.
Kiinnitä huomiota mm. näihin nimiketietoihin:
- Minimitilauserät: Kuinka suurissa erissä järjestelmä ehdottaa ostamaan, onko oikealla tasolla?
- Minimivarastomääritykset: Minkä tason alle järjestelmä ei anna saldon laskea, onko ajan tasalla? Onko määritys oikean valmiusasteen nimikkeellä (aihio ja/tai puolivalmiste?)
- Duplikaattinimikkeet (samalle asialle on kaksi tai useampi nimike, järjestelmä pyytää ostamaan, vaikka tavaraa on varastossa)
- Pidetäänkö vanhoihin tuotteisiin varastoa? Jos myynti on vähäistä, niin riittäisikö toimitusaika, jos ostettaisiin vain vahvistettujen tilausten tarpeeseen?
Varaston kiertonopeus osana kassavirran ennustamista
Jokainen vähänkin suurempi valmistavan teollisuuden yritys tarvitsee edes karkean kassavirtaennusteen, jotta toimitusjohtajan ei tarvitse miettiä, saadaanko palkat maksettua kesälomien jälkeenkin.
On tärkeää muistaa, että kassavirran ennuste on vain arvaus, jos varaston muutosta ei seurata. Kassaennuste perustuu eri komponenteista: yrityksen tuloksesta sekä taseen muutoksista (esim. myyntisaamiset, ostovelat, varasto). Jos varaston muutosta ei osata ennustaa, on koko kassaennuste helposti aivan pielessä.
Valmistavassa teollisuudessa sesonkivaihtelut tekevät kassavirran seurannasta erityisen tärkeää. Raaka-aineostot voivat ajoittua kuukausia ennen myyntiä. Kassaennuste, jossa varasto on mukana, antaa johdolle oikean kuvan siitä, milloin rahaa tarvitaan lisää ja milloin sitä vapautuu.
- Mitkä ovat merkkejä siitä, että varasto sitoo liikaa pääomaa?
- Varaston kiertoaika on yli 90 päivää
- Kiertoaika on kasvanut viimeisen vuoden aikana
- Varaston arvo kasvaa, mutta liikevaihto ei
- Tiedät varaston euromäärän, mutta et kiertoaikaa
- Ostat raaka-aineita tottumuksesta, et ennusteen perusteella
Mistä lähteä liikkeelle?
Laske ensin kiertoaika. Ota varaston arvo viimeisimmästä taseesta ja jaa se vuotuisilla myytyjen tuotteiden kustannuksilla. Kerro 365:llä. Luku on käsissä muutamassa minuutissa.
Jos luku ylittää 75 päivää, selvitä seuraavaksi, missä pääoma seisoo. Raaka-aineissa, puolivalmisteissa vai valmiissa tuotteissa? Eri kategorioiden kiertoajat auttavat selvittämään, missä mahdollinen ongelma on.
Lisää kiertoaika kuukausiraporttiinne. Yksi luku, joka katsotaan joka kuukausi, riittää käynnistämään oikeat keskustelut.
Eqvitia auttaa valmistavan teollisuuden pk-yrityksiä rakentamaan johdon raportoinnin, jossa kassavirta, varaston kiertoaika ja myytyjen tuotteiden katteet näkyvät samassa näkymässä, automaattisesti ja ajantasaisesti. Aloitamme aina tilanteen kartoituksesta: mitä dataa on jo olemassa, ja mikä on nopein tapa saada se johdolle hyödyksi.
”Varasto ei ole ongelma, jonka kanssa on elettävä. Se on muuttuja, johon voi vaikuttaa.”
Eqvitia on erikoistunut valmistavan teollisuuden taloushallintoon. Autamme rakentamaan kassavirran ennustamisen ja varaston seurannan niin, että johdon ei tarvitse veikata, riittääkö rahat palkkojen maksuun. Ota yhteyttä ja aloitetaan tilanteen kartoituksesta!